Training en Begeleiding

Met het contract in de hand?

Grip
Heeft u ook weleens het gevoel dat u en uw medewerkers de grip op een project (lijken te) verliezen. Loopt het werk wel echt volgens planning?  Twijfelt u over het schrijven van een brief om de klant of opdrachtgever te waarschuwen? Zijn er wel of geen ontwerpverplichtingen die voortkomen uit de overeenkomst? Zit u door dit soort vragen met de handen in het haar? PSJ Contract Support zorgt ervoor dat u weer grip krijgt op de zaken.

Goed in bouwen
De ervaring leert dat aannemers goed zijn in bouwen en ze denken in oplossingen. Op het moment dat er problemen ontstaan nemen aannemers echter niet of ‘te laat’ het contract ter hand om te kijken wat hun rechten en plichten zijn. Er worden extra kosten gemaakt om de problemen weg te nemen en/of versnellingsmaatregelen te treffen. Naderhand wil de aannemer deze extra inspanning vergoed hebben, maar heeft zij daar dan recht op? En wat is de extra moeite om alsnog compensatie te verkrijgen?

Wie is verantwoordelijk?
De vraag is wie verantwoordelijk is volgens het contract. En op het moment dat de klant/opdrachtgever verantwoordelijk is, is deze dan meegenomen in de keuze voor de (beheers-) maatregelen die getroffen zijn. Immers, wie betaalt die bepaalt.

Wat moet je nu wel en wat moet je nu niet doen? Behoort het aanvragen van een vergunning tot je verplichting? Maakt de Opdrachtgever het DO eerst af, waarna de aannemer het UO opstelt? En voor het behalen van de mijlpalen uit het contract, ben je daar als aannemer alleen verantwoordelijk voor? Als de projectorganisatie aandacht heeft voor contractmanagement, dan hebben zij antwoord op dit soort vragen en kunnen zij direct inspelen op de situatie. Zowel opdrachtgever als opdrachtnemer zijn op dat moment gemotiveerd in redelijkheid tot oplossingen te komen en de verantwoordelijkheid vast te stellen. Wanneer het probleem eerst opgelost wordt, is het later makkelijker om je van de verantwoordelijkheid te distantiëren.

Contractmanagement
Voordat de (project)organisatie het contractbewustzijn heeft, zal er een ommezwaai moeten plaatsvinden in alle geledingen van de eigen organisatie en dit beïnvloedt direct de effectiviteit en efficiëntie van tijd, geld en/of kwaliteit. De contractbeleving is cruciaal voor het beheersen van het contract. Vanuit die gedachte kan gestuurd worden op contractmanagement en wordt er gekeken naar de rechten en plichten die voortvloeien uit het contract. Een contractmanager van PSJ Contract Support kan u daarbij helpen.

Training
PSJ Contract Support kan voor u trainingen verzorgen. Het doel van de training is het bijbrengen van contractbewustzijn aan uw organisatie of het projectteam. Voor contractbewustzijn van een projectteam, kan een analyse van de gesloten overeenkomst de leidraad zijn en daarmee project specifiek bewustzijn vormen. De organisatie kan een algemeen bewustzijn van de grenzen van een overeenkomst en de daarbij passende handelwijze worden bijgebracht.

Uiteindelijk zal bij uw organisatie of projectteam een contractbeleving ontstaan en zijn uw medewerkers in staat om met het contract in de hand het werk te maken en precies dat te doen wat contractueel noodzakelijk is.

Project start-up en follow-up bijeenkomsten
Na aanbesteding gaat het project vaak over naar het uitvoeringsteam. Daarbij gaat vaak informatie verloren. Uitgangspunten waarop de aanbieding en planning zijn gebaseerd worden niet meegegeven aan het uitvoeringsteam. In de ergste gevallen worden documenten, zoals bijvoorbeeld de planning, opnieuw opgesteld. Door een project start-up wordt dit voorkomen en delen we met het tenderteam de informatie met het uitvoeringsteam. Welke bouwfasering is bedacht? Op welke uitvoeringsmethode is de aanbieding gebaseerd? Is de planning haalbaar en zijn de laatste aanpassingen aan het tijdspad nog doorgevoerd in de aanbiedingsplanning? Of is de planning uitdagend opgesteld om daarmee de opdracht te verkrijgen en zijn er versnellingsmaatregelen met het tender- en uitvoeringsteam te bedenken.

PSJ Contract Support zal het contract analyseren en tijdens de project start-up het projectteam meenemen in de rechten en plichten die voortvloeien uit het contract. Zonder kennis te hebben genomen van hetgeen wel of niet moet, kan een project niet succesvol zijn en zal het gedurende de looptijd verschillende uitdagingen tegen komen die kunnen uitgroeien tot vervelende discussies. Er achteraf achter komen dat het contract een andere afhandeling van de gebeurtenis voorschrijft en dat hiermee extra kosten worden gemaakt die al dan niet voor de klant/opdrachtgever hadden kunnen komen maken het extra zuur. Ons motto is dan ook Helderheid vooraf vereenvoudigt een discussie achteraf.

Enige tijd nadat het project is gestart geeft PSJ Contract Support graag een project follow-up bijeenkomst. Veelal worden de punten aangehaald die ook tijdens een projectstart up worden behandeld. Verder wordt er gekeken naar de relatie die er is met de klant/opdrachtgever. Hoe kan de relatie beter worden zodat discussies oplossingen worden? Zijn de huidige discussiepunten voldoende gedocumenteerd of gemeld? Verloopt het wijzigingenproces naar wens? Of is er een achterstand en kan deze worden weggewerkt? De project follow-up kan samen met de klant/opdrachtgever worden gehouden.

PSJ Contract Support bv
PSJ Contract Support wilt u en uw organisatie helpen. Wij geven de training waar, wanneer en aan wie u wilt. Daarbij geven wij uiteraard advies op basis van onze ervaring, kennis en kunde. Ook geven wij in verschillende fasen gedurende de doorlooptijd van het project advies of trainingen aan uw organisatie, geven wij projectstart-up of follow-up bijeenkomsten of leveren wij ondersteuning aan uw project.

Bent u geïnteresseerd in een training, een project start-up of follow-up of een van onze andere diensten? Neem dan contact met PSJ Contract Support op.